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Lifestyle

Meistere deine To dos – perfektes Zeitmanagement


Zusammen mit LAMY und dem Zeitmanagement-Coach Ivan Blatter zeigen wir dir wie du deine To Dos effizient im Griff hast.

8 Sep 2017
So geht Zeitmanagement
Artikel im Beitrag

In Kooperation mit LAMY

So arbeitest du effizient an deinen To dos

„Prioritäten richtig setzen – des Lebens größte Kunst“ Stefan Rogal, Kolumnist

Wieder einen schlechten Tag gehabt? Ein Termin jagt den nächsten, die To do-Liste wird irgendwie nicht kleiner, die Freundin hat dir einen noch Einkaufszettel per WhatsApp geschickt und das Fußballtraining darf natürlich auch nicht ins Wasser fallen? Wie soll man das alles schaffen und wo verdammt soll man überhaupt anfangen?

Das Ergebnis? Stress, mangelnde Motivation und Zeitverlust bei der Organisation des Tagesablaufs. Natürlich können wir deine Probleme nicht gänzlich lösen, aber es gibt einige Hilfen, um der Situation Herr zu werden. Zusammen mit LAMY und dem Zeitmanagement-Coach Ivan Blatter zeigen wir dir einige Tipps, wie du deine Arbeit strukturierter, effizienter und kreativer angehen kannst. Let’s go!

Ständige Erreichbarkeit? Nein!

Natürlich sind wir Fans des digitalen Fortschritts, ohne ihn könnten wir nicht unser Geschäftsmodell umsetzen. Jedoch fordern neue Kommunikationswege auch ständige Erreichbarkeit. Nach dem Feierabend oder im Urlaub. Keine Pause. Nonstop weiter. Das Problem dabei ist, dass es vielen Berufstätigen schwerfällt zu unterscheiden, was relevant ist und was nicht. „Wer am lautesten schreit, bekommt als erstes unsere Aufmerksamkeit“, sagt Seiwert in der ZEIT. „Wer zwei Mails schreibt, eine SMS und dann noch anruft, kann sich sicher sein: das Gegenüber fühlt sich dermaßen unter Druck gesetzt, dass es rasch handeln wird, auch wenn dazu gerade eigentlich gar keine Zeit ist.“ Ein Verhalten, welches eine Art Spirale löst: Andere Dinge bleiben liegen, eiligere Aufgaben werden nicht bearbeitet.

Effektiv arbeiten mit Zeitmanagement

Eine Lösung? Zeitmanagement

Lös dich von der ständigen Erreichbarkeit indem du dich schlichtweg besser organisierst. Hast du erst einmal alles unter Kontrolle, kannst du getrost und mit gutem Gewissen den Chef auch gerne nach Feierabend wegdrücken. Gutes Zeitmanagement ist dein Mittel um dein Wirrwarr rund um Deadlines und Dringlichkeiten zu beseitigen. Karrierebibel beschreibt es so: Zeitmanagement ist die Kunst, sich selbst besser zu managen und seine Aufgaben möglichst effektiv zu strukturieren.

Werde der Manager deiner Zeit. Beuge dich nicht den Herausforderungen, sondern herrsche über sie. Der Zeitmanagement-Papst Ivan Blatter formuliert es ähnlich: „Wenn es dir gelingt, dich gewohnheitsmäßig um dein Zeitmanagement zu kümmern, läuft es wie von selbst und du bist immer top-organisiert. Außerdem heißt das auch, dass du die Fäden in der Hand hast. Du kannst ganz alleine und ohne Abhängigkeiten dafür sorgen, dass du jeden Tag produktiv arbeiten kannst.“ Wenn das keine gute Nachricht ist!

Ohne To-do-Listen kein Zeitmanagement

„Wir alle haben unglaublich viele und vielfältige Aufgaben heutzutage. Deshalb ist es ein entscheidender Schritt, immer die Übersicht zu behalten. Ohne To-do-Liste geht es deshalb selten gut.“ Generell empfiehlt Blatter deine To dos in Projekte und Aufgaben zu unterteilen. Schreibe die mittel- bis langfristigen Aufgaben als Projekte auf. Diese unterteilen sich dann in kurzfristige Aufgaben.

Ob digital oder auf dem Blatt, das bleibt dir überlassen. Wir schätzen Geschriebenes und nutzen für unsere Aufgaben und Projekte jeweils verschiedene Blätter und Kugelschreiber. Schreib deine To dos wirklich runter, so beschäftigst du dich und dein Gehirn damit. „Nicht fehlen sollte auch eine starke Antwort auf die Frage „Warum?“. Warum willst du dieses Ziel überhaupt erreichen?“

Wichtig: Die Teilung in Projekte (lang- /mittelfristig) und Aufgaben (kurzfristig) funktioniert nur dann, wenn du dich auch regelmäßig damit beschäftigst. „Ich habe mir beispielsweise angewöhnt (hier kommt die Gewohnheit wieder!), jeden Freitag durch all meine Projekte und Ziele zu gehen. Ich frage mich dann: Was kann ich nächste Woche tun, um das Projekt vorwärts zu treiben bzw. das Ziel zu erreichen? Die Antwort auf diese Frage kommt dann auf meine To-do-Liste.“

So arbeitest du deine To dos effizient ab

„Die Übersicht ist der erste Schritt. Wenn du dann die wesentlichen Dinge nicht einplanst, wirst du vom Alltag aufgefressen und durch den Tag geschleudert wie ein Ball im Flipperautomaten“, so Blatter. A und O dafür ist eine Strutkur und Planung. Hierzu zwei Tipps:

Bei wenig Workload

„Nimm dir bei wenigen Terminen am Tag drei Tagesziele vor. Nur drei. Schreib sie gut sichtbar auf (z.B. auf einen Zettel, den du vor deine Tastatur legst). Diese drei Ziele sollten deine absolut wichtigsten Aufgaben des Tages sein, die dich zu deinen weiteren Zielen bringen.“ Verschwende keine Zeit, bringe maximal 30-60 Minuten pro Ziel auf.

Das Gute an der Methode ist, dass du dadurch sehr flexibel bist und für spontane Aufgaben immer genügend Zeit zum Reagieren hast. Am Abend kannst du dir ruhig auf die Schulter klopfen und stolz sein, dass du dies alles abgearbeitet hast.

Bei viel Workload

„Hast du viele Termine, bleibt dir nichts anderes übrig, als dir die freien Stellen in deinem Kalender für die wichtigen Aufgaben wegzublockieren. Das funktioniert sehr gut, wenn du nicht gleich alle freien Stellen so blockierst und wenn du diese Termine genauso ernst nimmst, wie alle anderen Termine auch. Sie beginnen und enden also pünktlich und werden nur im Notfall verschoben.“

Dein Business-Outfit


Ohne Struktur am Arbeitsplatz keine Effektivität

“Ich bin der festen Überzeugung, dass wir ohne Struktur unsere Arbeit nicht im Griff haben und dadurch weit unter unseren Möglichkeiten bleiben.“ Dies gilt nicht nur für deine Arbeitsweise sondern auch für alles rund ums Arbeiten. Halte deinen Schreibtisch sauber und müll ihn nicht zu. Es empfiehlt sich beispielsweise, diesen immer morgens vor dem Arbeiten aufzuräumen. Setze ebenfalls auf Schreiben. Bei allen digitalen Einzugspunkten in unserem Leben, nichts lässt dein Gehirn so arbeiten wie das Schreiben von Hand. Durch das geschriebene Wort behältst du deine Gedanken nicht nur besser in Erinnerung, sondern beschäftigst dich auch gleichzeitig mit diesen.

Belohne dich – auch in der Arbeit

Du verbringst so viel Zeit deines Lebens in der Arbeit. Warum soll deine Arbeit dann normal sein? Mach sie zu etwas Besonderem. Unser Tipp: Leg dir etwas Besonderes zu für die Arbeit. Sei es ein hochwertiger Kugelschreiber oder ein edler Notizblock. Arbeite darauf hin. Gönn es dir.

Wir sind zum Beispiel viel unterwegs auf Kundenterminen. Natürlich ist der Notizblock und Kugelschreiber hierbei unser bester Begleiter. Wir haben uns den LAMY aion Kugelschreiber zugelegt und wie sich herausstellte – eine gute Entscheidung. Denn für uns als Schreibtisch-Fetischisten gibt es nichts Schöneres als ein hochwertiges Schreibgerät und einen edlen Notizblock. Gerade wenn man viel mit einem Kugelschreiber arbeitet, ist der LAMY aion Kugelschreiber ein absolutes Meisterstück. Wie wenn du Hobbykoch bist und auf einmal ein hochwertiges und verdammt scharfes Messer in den Händen hältst.

Über den LAMY aion Kugelschreiber

LAMY aion Kugelschreiber

Maximal einfach und dabei maximal funktional – nach dieser Maxime hat der führende Industriedesigner Jasper Morrison für Lamy den LAMY aion gestaltet. Perfekt proportioniert und aus Ganzmetall gefertigt, liegt er angenehm schwer und hochwertig in der Hand. Korpus und Kappe sind komplett nahtlos verarbeitet und wirken daher wie „aus einem Guss“. Das seidenmatte Finish und die mattierte Griffzone verleihen dem Kugelschreiber eine besondere Haptik und runden das Konzept ab.

Hast du nun deine To Dos klar definiert und deinen Arbeitsplatz strukturiert, dann haben wir jetzt 5 Tricks wie du garantiert effizient und möglichst kreativ deine Aufgaben erledigen kannst.

Top 5 Tricks um möglichst strukturiert und kreativ zu arbeiten

Folgende Tipps empfiehlt dir Ivan Blatter:

  1. Halte alles Neue (vor allem Ideen) sofort fest. Schreibe sie auf oder du wirst vieles davon wieder vergessen. Vergiss aber nicht, diese Notizen später abzuarbeiten. Abarbeiten heißt, nochmal durchzugehen, weiter zu konkretisieren, evtl. ein Projekt daraus zu machen usw.
  2. Fokussiere dich. Es gibt kaum eine wichtigere Fähigkeit als sich fokussieren zu können. Das hat mehrere Dimensionen: Schalte alle Unterbrechungen wenn nötig, sinnvoll und möglich aus. Vergiss aber auch nicht den Fokus auf deine langfristigen Ziele.
  3. Blick regelmäßig zurück. Mach einmal pro Woche einen Wochenrückblick und prüfe, ob du überall auf Kurs bist. Geh auch durch deine To-do-Liste, deinen Kalender und deine Notizen, um zu prüfen, ob alles aktuell ist.
  4. Welche drei kleinen Dinge kannst du täglich tun, um dir dein Traum-Leben zu erschaffen? Tu diese drei Dinge – jetzt, morgen, jeden Tag. Steter Tropfen höhlt den Stein. Häufig sind es nur kleine Dinge, die uns unglaublich weit bringen. Beispiele: Schreib jeden Tag mindestens 5 Ideen auf, was du noch tun möchtest. Oder arbeite jeden Tag an einer ungeliebten, aufgeschobenen Aufgabe für nur 10 Minuten. Oder nimm dir jeden Tag 15 zusätzliche Minuten, die du deiner Freundin bewusst zuhörst.
  5. Mach Pausen. Wir können nicht immer nur Vollgas fahren. Im Gegenteil: spätestens nach 90 Minuten läßt die Konzentration massiv nach. Mach eine Pause, bevor du sie wirklich brauchst. Du fährst ja auch nicht erst zu Tankstelle, wenn der Tank komplett leer ist.

Ivan Blatter ist Personal Trainer für Zeitmanagement aus Basel. Er hilft seinen Kunden, ihre Produktivität zu verdoppeln. Auf ivanblatter.com führt er seit Jahren einen der größten und erfolgreichsten Blogs rund um Zeitmanagement, Arbeitsorganisation und Arbeitstechniken im deutschsprachigen Raum.

Im August 2017 erschien sein erstes Buch mit dem Titel „Arbeite klüger – nicht härter„.

Credits & Copyright

Philipp Koch – kochphotography


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